PA45 第15回 スライド

2026-06-18（木）20:15〜 ／ 共有フォルダ監視 → トリガー条件で絞る → リンク付き自動メール通知
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PA45 — Power Automate 45 ｜ 第15回 / Vol.15Online Hands-on
まもなく開始します
20:15 START

第15回｜共有フォルダ監視 → リンク付き自動メール通知

開始まで、もう少しお待ちください ☕

Power Automate for BeginnersCopyright © PA45
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PA45｜第15回

事前準備 （サインインだけでOK）

今日は 共有フォルダにファイルが届いたら、担当者へリンク付きでメール通知するフローを、その場で一緒に作ります。手を動かす方は SharePoint のテスト用フォルダがあると◎。見るだけ参加もOKです。

1

Power Automate にサインイン

make.powerautomate.com を開いて、サインインできる状態に。

2

テスト用の SharePoint フォルダ （任意）

ドキュメント内に 「見積書」フォルダを作ると、その場で動かせます。無くても画面を一緒に見ればOK。

📥 今日のゴール： 見積書フォルダにPDFを置く → 担当者に 「ファイル名・日本時間・クリックできるリンク」付きのメールが自動で飛ぶ仕組みを作る。
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INTRODUCTION

PA45 とは？

Concept
忙しい人のための 45分ハンズオン
⏱️

45分完結

長時間の研修は不要。要点だけを凝縮して最短でスキル習得。

💻

実践型ハンズオン

座学だけではありません。その場で手を動かし「使える」技術を学びます。

👥

一緒に作る

ゼロから一緒に作ることで仕組みを理解します。

✓ Power Automate 未経験・知識ゼロでも大丈夫！
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SPEAKER

Power Automate 45 (PA45)

Speaker
Haru
Haru
💻 Power Platform / DX 推進
  • 🏢 社内で PA／Copilot ハンズオン講座を開催し、DXを推進
  • 🎤 広島コミュニティ「PLUG」運営・外部コミュニティ登壇
  • 📱 X で初心者向け Power Automate チップスを継続発信
  • 🕐 PA45（45分の "1粒ハンズオン"）を毎週開催・運営
今日も一緒に「できた！」を作っていきましょう 😊
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PA45 Online Course

ご参加にあたってのお願い （ルール）

Guidelines
🤝

気持ちよく学ぶ

  • 誹謗中傷・不適切な発言は禁止
  • お互いを尊重し合いましょう
🎥

録画について

  • 後日 YouTube 公開予定
  • 匿名参加で表示名を隠せます
💬

チャットは気軽に

  • 「できました！」大歓迎
  • 小さな質問でもOK

🖌️ アウトプットで定着

#PA45 をつけて投稿しよう！「気づき」「これ便利！」何でもOK。

🎓 初心者大歓迎

🚫 難しい専門用語は使いません／🚶 置いてけぼりにしないようゆっくり進行。

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Power Automate 入門講座

Vol.15

SharePointファイル作成トリガートリガー条件クリックできるリンク

第15回：「更新、気づかなかった…」を もう繰り返さない
共有フォルダにファイルが届いたら、担当者へリンク付きで自動メール

Theme
SharePoint監視 → トリガー条件で絞る → リンク付き自動メール
Target
資料の更新に気づくのが遅れがちな方／連絡漏れをなくしたい方（知識ゼロOK）
Time
解説＋その場で一緒に作る 約45分
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PA45｜第15回

今日やること （3つだけ）

Agenda
1
📥

フォルダを見張る

「ファイルが作成されたとき」で共有フォルダを自動で監視。

2
🎯

対象だけに絞る

トリガー条件で「見積書フォルダだけ」起動。ムダな実行を防ぐ。

3
🔗

リンク付きで知らせる

「メールの送信(V2)」で クリックできるリンク付きの通知を送る。

🎯 ゴール： 見積書フォルダにPDFを置く → 数十秒後に担当者へ、ファイル名・日本時間・青いリンク付きメールが自動で飛ぶ。
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PA45｜第15回 ／ はじめに

こんな困りごと、ありませんか？ ── 共有フォルダ あるある

Why

共有フォルダに資料を入れてもらったのに、気づいたのは数日後…。「アップしました」の一言を待って、何度もフォルダを開いて確認。その手間、まるごと無くせます。

気づくのが遅れる

通知がないので「いつ更新された？」と何度もフォルダを開いてしまう。

連絡が属人的

「入れたら連絡してね」が抜ける。連絡する側・される側、どちらの手間にも。

だから自動化

「届いたら自動で通知」。しかもリンクから即開ける。今日それを作ります。

🎯 今日のゴール： 「更新、気づかなかった…」を仕組みでゼロに。45分で動くフローまで持って帰りましょう。
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PA45｜第15回

今日作るフロー ── 3ステップの全体像

Overview
TRIGGER

① ファイルが
作成されたとき

SharePointの共有フォルダを自動で監視。

SharePoint
▶
条件

② トリガー条件
で絞る

「見積書フォルダだけ」起動。条件アクション不要。

設定 → トリガーの条件
▶
ACTION

③ メールの
送信(V2)

ファイル名・日本時間・リンク付きで通知。

Office 365 Outlook

💡 今日の山場①：トリガー条件

「条件」アクションは動いてから捨てる。トリガー条件はそもそも起動しない＝実行回数を節約できる中級ワザ。

💡 今日の山場②：メールにひと工夫

本文に3つの工夫（ファイル名／日本時間／クリックできるリンク）を入れて、実務で使えるメールにします。

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STEP ① TRIGGER

ファイルが作成されたとき （SharePoint・プロパティのみ）

SharePoint

設定するのはこれだけ

  • サイトのアドレス：対象の SharePoint サイトを選ぶ
  • ライブラリ名：ドキュメント など

フォルダーは指定せずライブラリ全体を監視 → 絞り込みは次の「トリガー条件」で行います。

🔑 ポイント

「プロパティのみ」は軽くて速い版。ファイルの中身ではなく情報だけを受け取ります。

「変更されたとき」ではなく 「作成されたとき」を選ぶと、新規ファイルだけに反応します。

ここで取れる値（次のステップで使います）： ファイル名 ／ フォルダーのパス ／ 作成日時 ／ リンク。
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STEP ② CONDITION ★

トリガー条件で絞る ── 見積書フォルダだけ起動

Trigger Condition

なぜ「条件アクション」じゃないの？

「条件」アクションは一度フローが動いてから対象外を捨てます。対してトリガー条件は、対象外ならそもそもフローを起動しない。

＝ ムダな実行回数を減らせる、ちょっと上級の絞り込みワザ。

設定場所

トリガーの … → 設定 → 「トリガーの条件」 に、次の式を1つ追加するだけ：

@contains(triggerOutputs()?['body/{Path}'],'見積書')

＝ ファイルのパスに「見積書」を含むときだけ起動。

効果： 「見積書」フォルダに置いたファイルだけがフローを動かす。他のフォルダのファイルでは通知が飛びません。（パスの綴りは実機のフォルダ名に合わせてね）
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STEP ③ ACTION

メールの送信(V2) ── 担当者へお知らせ

Outlook

まず3つを入れる

  • 宛先：担当者のメールアドレス
  • 件名：【新着】共有フォルダーにファイルが届きました
  • 本文：あいさつ ＋ これから入れる3つの工夫

本文の3つの工夫 ✨

  • ① ファイル名を差し込む（動的コンテンツ）
  • ② 作成日時を日本時間に（convertTimeZone）
  • ③ クリックできるリンク（今日の山場）
このあと： ①②を次のスライドで、③（リンク）はそのあとの「今日の山場」でじっくり作ります。
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本文の工夫 ①②

ファイル名 ＆ 日本時間 ── まずはこの2つ

Dynamic & Expression

① ファイル名を差し込む

本文の「ファイル名：」の後ろにカーソル → 半角 / →「動的コンテンツを挿入する」→ 「拡張子付きのファイル名」を選ぶ。

※「タイトル」だと空になりがち。拡張子付きのファイル名を選ぶのがコツ。

② 作成日時を日本時間に

既定の作成日時は UTC（世界標準時）。そのままだと 9時間ズレて見えます。convertTimeZone で日本時間＋好きな書式に。

convertTimeZone(<作成日時>,'UTC','Tokyo Standard Time','yyyy/MM/dd HH:mm')
Before（UTCのまま）2026-06-18T08:03:00Z
→
After（日本時間）2026/06/18 17:03
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本文の工夫 ③ ★★ 今日の山場

クリックできるリンクの作り方 ── 生URLを青リンクに

Hyperlink

なぜ生URLじゃダメ？

動的コンテンツ「リンク」をそのまま入れると、長いURLが表示されるだけでクリックできません。これを「ここを開く」という青いリンクにします。

仕組み（HTMLの <a> タグ）

<a href="行き先のURL">見せる文字</a> href＝ジャンプ先 ／ 文字＝ボタンの名前

作り方（4ステップ）

  1. 本文ツールバー右端の </>（コードビュー）を押す
  2. 半角で <a href=" と打つ
  3. 半角 / →「動的コンテンツ」→ 「リンク」を選ぶ（href の中に入る）
  4. ">ここを開く</a> と打つ → </> で戻す
Beforehttps://…%E8%A6%8B%E7%A9%8D…/見積書.pdf
→
Afterここを開く ← クリックでファイルが開く！
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★ HANDS-ON

いっしょに作ろう ── クリック手順の通し

Let's build
  • ① 新規 → 自動化したクラウドフロー
  • ② トリガー「ファイルが作成されたとき(プロパティのみ)」
  • ③ サイト・ライブラリを指定
  • ④ 設定 →「トリガーの条件」に @contains(…'見積書')
  • ⑤ 「メールの送信(V2)」を追加（宛先・件名）
  • ⑥ 本文に ファイル名 ／ 日本時間(式) を差し込む
  • ⑦ </> でリンクを <a href> 化
  • ⑧ 保存 → 見積書フォルダにPDFを置いてテスト🎉
⚠️ つまずきポイント： ①通知が来ない→トリガー条件のフォルダ名（綴り）を確認。②リンクが空→「リンク」動的コンテンツを選べているか。③日時が変→convertTimeZone の項目名を確認。
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PA45｜第15回

完成イメージ ── 届くメールはこうなる

Result
件名：【新着】共有フォルダーにファイルが届きました 自動送信
お疲れさまです。共有フォルダーに新しいファイルが届きました。
ファイル名：見積書_サンプル.pdf
作成日時（日本時間）：2026/06/18 17:03
ファイルを開く：ここを開く
ご確認をお願いいたします。

① ファイル名

何が届いたか一目で分かる。

② 日本時間

UTCのズレなし。そのまま読める。

③ クリックリンク

探さず1クリックで開ける。

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PA45｜第15回

実務での活用例 ── このフロー、こう使える

Use cases
📑

提出物の受領通知

取引先や他部署が資料を入れたら、担当者へ自動連絡。確認漏れを防ぐ。

🧾

納品・見積の到着

見積書・納品書フォルダを監視。届いた瞬間に経理・営業へお知らせ。

👥

チームへ共有

宛先を複数にすれば、関係メンバー全員に一斉通知。連絡係いらず。

🔁 ちょい足しアイデア

メールの代わりに Teams 通知にしたり、承認フロー（第8回）につなげたり。今日の3ステップが土台になります。

🌱 シリーズのつながり

第7回・第9回と同じ "きっかけ→処理→通知" の形。今日はトリガー条件とリンクの引き出しが増えました。

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Thank you!

おつかれさまでした！ ── アンケートのお願い

📥 共有フォルダ監視 → リンク付き自動メール ── 今日であなたのものになりました！

📝 アンケートにご協力ください

2分で終わります。回答者には参加バッジをお送りします🏅

▶ アンケートに回答する

📚 復習＆次回の予約

📚 参加者向けサイト（全回スライドまとめ）

🌐 今日のスライド（復習用）

📅 次回 第16回 に申し込む

また次回、一緒に「できた！」を作りましょう 😊
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